明確定義

必備文件：指能夠單獨(dú)或者匯集后用于評價臨床試驗(yàn)的實(shí)施過程和試驗(yàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的文件。

參考法規(guī)：

《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》

《藥物臨床試驗(yàn)必備文件保存指導(dǎo)原則》

本文適用于：為申請藥品注冊而進(jìn)行的藥物臨床試驗(yàn)的研究者文件夾中必備文件保存。

重要性

必備文件管理的重要性：

? 保證臨床試驗(yàn)過程必備文件的真實(shí)性，有序性，完整性。

? 可以成為還原整個臨床試驗(yàn)過程的重要依據(jù)。

主要內(nèi)容

● 常規(guī)資料

? 研究者手冊（及更新版本）；

? 臨床試驗(yàn)方案（及修正案）；

? 病例報告表（及更新版本）；

? 知情同意書/提供給受試者的書面材料（及更新版本）；

? 招募廣告（及更新版本）；

? 臨床試驗(yàn)合同；

? 受試者保險等相關(guān)文件；

? 藥品監(jiān)督管理部門對臨床試驗(yàn)方案的許可、備案。

敏感點(diǎn)：

1、遞交過倫理的所有版本的所有文件均要完整保存，有序存放。

2、注意臨床試驗(yàn)合同的簽訂份數(shù)，按照要求保存在文件夾中。

3、各版本方案保存簽字版，各方簽字頁要完整。

4、考慮各司蓋章流程，簽字流程快慢不同，重要文件要有備份意識。

● 管理

? 啟動訪視報告；

? 重要的溝通記錄；

? 監(jiān)查訪視確認(rèn)信和跟進(jìn)信/監(jiān)查訪視記錄表；

? 簽署的知情同意書/病例報告表；

? 病例報告表修改記錄；

? 原始醫(yī)療文件；

? SAE/susar/安全性資料；

? 階段性報告；

? 篩選入選表/鑒認(rèn)代碼表；

? 授權(quán)表和簽名樣張；

? 研究者向倫理委員會提交的試驗(yàn)完成文件；

? 臨床試驗(yàn)總結(jié)報告。

敏感點(diǎn)：

1、如文件載體為移動硬盤等電子載體，一定要確認(rèn)及時可讀性。

2、重要的溝通記錄是指證明有關(guān)臨床試驗(yàn)的管理、方案違背、試驗(yàn)實(shí)施、不良事件的報告等方面的共識或者重要問題的討論。

● 資質(zhì)

? 倫理同意件；

? 倫理委員會的人員組成；

? 研究者簽名的簡歷和資格文件；

? 所有其他授權(quán)人員簽名的簡歷和資格文件；

? 實(shí)驗(yàn)室正常值范圍；

? 檢測的資質(zhì)證明（實(shí)驗(yàn)室質(zhì)評證書，第三方檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)）；

? 儀器設(shè)備等校準(zhǔn)報告。

敏感點(diǎn)：

1、授權(quán)表中授權(quán)的所有研究人員均需要收集簽名的簡歷和資質(zhì)。

2、很多機(jī)構(gòu)倫理使用線上審批系統(tǒng)，倫理批件均為電子版情況下，建議打印出來存放至研究者文件夾中。

3、關(guān)于室間質(zhì)評證書，注意與方案中要求的每項實(shí)驗(yàn)室檢查的每項指標(biāo)一一核對。

例如：方案中要求尿常規(guī)的檢查指標(biāo)為：尿比重，尿PH值，葡萄糖，尿蛋白，尿紅細(xì)胞，尿白細(xì)胞，需要核對該中心的尿常規(guī)的室間質(zhì)評證書中是否涵蓋方案要求的所有指標(biāo)。

4、注意檢測資質(zhì)證明的有效期，校準(zhǔn)報告有效期。

● 藥品

包括但不限于以下（具體遵循各中心SOP）

? 試驗(yàn)用藥品在臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)的登記表；

? 試驗(yàn)用藥品及其他試驗(yàn)相關(guān)材料的說明（若未在試驗(yàn)方案或研究者手冊中說明）；

例如：藥品穩(wěn)定性說明（用于判定藥品超溫是否可繼續(xù)使用的依據(jù)）。

? 試驗(yàn)用藥品及其他試驗(yàn)相關(guān)材料的運(yùn)送記錄；

例如：申請（申請記錄，申請表等）-運(yùn)送（溫濕度記錄）。

? 試驗(yàn)用藥品的檢驗(yàn)報告（所有批次）；

? 盲法試驗(yàn)的揭盲程序；

? 藥品出入庫，庫存記錄；

? 儲存溫度記錄；

? 藥品超溫報告（如有）；

? 試驗(yàn)用藥品銷毀證明。

敏感點(diǎn)：

1、如藥品存放在中心藥房管理，要遵循中心藥房對于藥品相關(guān)文件的管理要求。

例如雙盲試驗(yàn)，涉及盲態(tài)與非盲態(tài)分開管理的情況，尤其要注意藥品文件夾的單獨(dú)管理。

2、注意藥品管理員的授權(quán)和培訓(xùn)。

3、儲存過程溫度記錄要注意定期及時導(dǎo)出。

● 生物樣本

? 耗材申請，接收，庫存，使用記錄；

? 生物樣本采集表格；

? 生物樣本處理表格；

? 生物樣本儲存表格（溫度記錄）；

? 設(shè)備使用記錄表格；

? 生物樣本輸運(yùn)相關(guān)表格。

敏感點(diǎn)：

1、生物樣本部分文件建議使用單獨(dú)文件夾保存，以便隨時取出記錄數(shù)據(jù)。

2、文件存放的順序按照采集，處理，儲存，運(yùn)輸進(jìn)行保存，以便核查時進(jìn)行邏輯性核對。

3、建議制定儀器使用記錄的表格（尤其是離心機(jī)，冰箱），儀器使用記錄可以作為邏輯性核查很有用的依據(jù)。

文件保存條件

● 文件保存的場所，是稽查人員，核查人員重要的核查內(nèi)容之一，也是評估臨床試驗(yàn)質(zhì)量的重要因素之一，但由于科室的項目眾多，資源條件有限，文件的保存場所是很容易被忽略的問題。

? 保存文件的設(shè)備條件應(yīng)當(dāng)具備防止光線直接照射、防水、防火等條件，有利于文件的長期保存。

? 應(yīng)當(dāng)制定文件管理的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

? 被保存的文件需要易于識別、查找、調(diào)閱和歸位。

敏感點(diǎn)：

1、對于中心由于條件有限可能產(chǎn)生的風(fēng)險要有應(yīng)對措施。

? 所有文件柜，文件夾，文件盒文件袋都需有明顯項目編號/項目名稱標(biāo)識。

? 文件柜專人管理，鑰匙備份。

? 使用塑料文件袋保護(hù)紙質(zhì)文件免于受潮。

2、經(jīng)過多次翻閱的文件夾破損，注意更換。

文件目錄破損即時更換。

文件保存期限

● 用于申請藥品注冊的臨床試驗(yàn)，必備文件應(yīng)當(dāng)至少保存至試驗(yàn)藥物被批準(zhǔn)上市后5年；未用于申請藥品注冊的臨床試驗(yàn)，必備文件應(yīng)當(dāng)至少保存至臨床試驗(yàn)終止后5年。

敏感點(diǎn)：

文件的保存期限以及相關(guān)的處理條款必須在臨床試驗(yàn)合同中體現(xiàn)。

作者：長頸鹿